JAKARTA, AKSIKATA.COM – Tim dosen Universitas Bina Sarana Informatika (BSI) melaksanakan Pengabdian Masyarakat (PM) pada anggota kelompok PKK RW 012 di Balai Warga RW 012, Kelurahan Cibubur Jakarta Timur, pada Minggu, 8 Oktober 2023. Tema PM kali ini adalah pelatihan menulis surat-surat resmi untuk meningkatkan komunikasi organisasi PKK.
Ketua PKK RW012 Suhartini mengaku sangat antusias mengikuti pelatihan menulis surat-surat resmi yang diberikan oleh para dosen Universitas BSI yang tergabung dalam kegiatan PM. “Pelatihan menulis surat resmi ini sangat kami butuhkan, karena PKK juga sering kali harus menulis surat dengan pihak luar,” katanya di sela-sela sesi pelatihan.
Dalam menjalankan aktivitasnya, menurut Suhartini, PKK sering kali harus membuat surat resmi ke kelurahan atau pihak eksternal. Jika sebelumnya, surat dibuat ala kadarnya, setelah mengikuti pelatihan ini, kader PKK memiliki pengetahuan, pemahaman dan kemampuan untuk menulis surat-surat resmi yang ditujukan ke lembaga resmi.
Ketua PM Universitas BSI, Ellya Verawati, pelatihan membuat surat resmi kepada kader PKK, sejatinya merupakan kebutuhan dari PKK sebagai organisasi.
“Sebelum pelatihan dimulai, kami mendengarkan dulu apa kebutuhan PKK untuk meningkatkan komunikasinya ke pihak luar. Ternyata mereka membutuhkan pelatihan surat-menyurat resmi, karena kegiatan yang dilakukan biasanya didahului dengan menulis dan mengirimkan surat resmi,” kata Elyya.
Mendengar kebutuhan tersebut, maka Tim PM Universitas BSI pun memberikan pelatihan surat menyurat resmi kepada kader PKK. “Saya melihat para peserta sangat antusias, karena pelatihan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan di organisasi PKK,” kata Ellya.
Tim PM Universitas BSI terdiri dari Nanang Lidwan sebagai tutor dan anggota lainnya yakni, Astuti Madewi, Eni Saeni, Miftahul Jannah, dan Latifah Ningrum. Pada pelatihan itu, tim PM Universitas BSI memberikan pelatihan menulis surat resmi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word atau biasa disebut Ms. Word.
“Aplikasi ini sangat lazim digunakan di suatu instansi atau perusahaan dalam membantu pekerjaan sehari-hari khususnya di perkantoran,” ucap Nanang dalam paparan materinya.
Nanang menjelaskan dengan menggunakan Ms. Word ini, maka pekerjaan, khususnya pembuatan surat-menyurat dapat dilaksanakan dengan mudah, cepat, sangat rapih, dan bagus dalam penyajiannya.
Ada tujuh tahapan dalam pembuatan surat-menyurat dengan menggunakan Microsoft Word antara lain: membuat lembar halaman baru, materi pengaturan kertas/page, margin, pemilihan jenis dan ukuran huruf, membuat kop surat, cara membubuhkan tanda tangan pada surat, cara menyimpan dokumen dan cara membuat tabel.
Kurniasih Ridwan, salah seorang peserta pelatihan mengaku senang mengikuti pelatihan menulis surat resmi tersebut.
“Pengetahuan kami bertambah dengan mengikuti pelatihan ini. Semoga ke depan surat-surat yang kami buat dan pengarsipannya menjadi lebih rapi. Terima kasih para dosen yang sudah memberikan pelatihan yang sangat membantu kami dalam meningkatkan manajemen persuratan di PKK,” kata dia.
